Strategii, jak poprawnie wdrożyć procesy Facility Management, jest pewnie wiele. Jednak z perspektywy kilkudziesięciu lat pracy na rynku FM mogę stwierdzić, że najważniejszy jest przede wszystkim jeden aspekt – CZAS.
Facility Management powinien „wkroczyć” do projektu jak najwcześniej – idealnie na etapie odbiorów branżowych, zanim instalacje zostaną zakryte i zanim rozpocznie się formalny proces odbiorów technicznych.
Odbiory techniczne – ostatni moment
Jeśli chcemy wdrożyć usługi Facility Management w odpowiedni sposób, tak, by budynek i właściciel mieli z FM-u jak najwięcej korzyści, należy zaprosić do nieruchomości usługi profesjonalnej obsługi technicznej (FM) jak najszybciej, czyli jeszcze przed odbiorami technicznymi. Im wcześniej obsługa techniczna wejdzie na budynek, tym więcej o nim wie i jest w stanie już wtedy pomóc właścicielom i zarządcom w zarządzaniu obiektem i jego wartością; lepsza i łatwiejsza dla wszystkich stron jest także później praca specjalistów FM dla budynku.
Dlaczego odbiory techniczne to moment graniczny?
W trakcie prac nad budynkiem, w trakcie przygotowania do odbiorów, jak i w ich trakcie, jest czas, kiedy wszyscy wykonawcy instalacji i systemów technicznych są na inwestycji obecni. A to oni mają wiedzę szczegółową dotyczącą kwestii technicznych, zarówno co do instalacji, jak i ich montażu. Ta wiedza jest bardzo cenna i bardzo potrzebna w późniejszym zarządzaniu nie tylko tymi systemami, ale i całym obiektem.
Jeśli zarządca czy właściciel podejmie współpracę z profesjonalną obsługą techniczną – dostawcą usług Facility Management do czasu odbiorów technicznych, będzie to ogromna korzyść dla całego ekosystemu inwestycji, łącznie z zarządzaniem kosztami, wzrostem wartości inwestycji i satysfakcją najemców. W For Assets jesteśmy tego świadomi, dlatego pojawiamy się na obiekcie w najwcześniejszym możliwym momencie, jeśli podejmujemy współpracę przy nowym budynku.
Dlaczego obecność FM na odbiorach ma realny sens?
Odbiory to nie tylko moment graniczny, to także ważny moment sam w sobie. Nie tylko warto, by przyszły dostawca usług FM zapoznał się z obiektem wcześniej, ale ważne jest także to, by był podczas samych odbiorów, by wiedzieć, z czym „rodzi się” nieruchomość.
Wszyscy serwisanci w jednym miejscu i czasie
Podczas odbiorów na obiekcie są firmy wykonawcze odpowiedzialne za konkretne instalacje: wentylację, klimatyzację, automatykę, instalacje elektryczne, sanitarne i inne. One przekazują dokumentację powykonawczą, instrukcje, schematy, karty gwarancyjne i zasady serwisowania.
Co ważne! – specjaliści For Assets podkreślają, że odbiór tych dokumentów nie powinien być tylko formalnością. To jest bardzo istotnym realny proces, w który musi być zaangażowany FM (czyli obsługa techniczna). Eksperci For Assets są przy każdym odbiorze, każdej instalacji, każdego systemu.
FM to łącznik
To obsługa techniczna, dostawca usług FM ma wiedzę techniczną, której zazwyczaj nie ma property manager. Dlatego to facility manager – albo property manager przy aktywnym udziale facility managera – powinien faktycznie odbierać instalacje od wykonawców, móc zadawać pytania dotyczące instalacji, doprecyzowywać rozwiązania i upewniać się, że wszystko jest zrozumiałe z perspektywy późniejszej eksploatacji.
To ważny moment transferu wiedzy z etapu budowy do etapu operacyjności. FM łączy etap budowy z etapem użytkowania, łączy prace wykonawców z potrzebami najemców.
Warto podkreślić, że FM jest także (powinien być) łącznikiem między właścicielem, serwisami i najemcami. Często mówimy w For Assets o innej istotnej kwestii – że FM to nie tylko technika, to także komunikacja. Każdy z ekspertów For Assets wie, że w nowoczesnym profesjonalnym Facility Management to sposób komunikowania i relacje międzyludzkie są tą przysłowiową kropką nad „i”.
Facility Management od początku
Wdrożenie FM na starcie polega głównie na zorganizowaniu w odpowiedni sposób odpowiedzialności. Przede wszystkim właściciel lub inwestor powinien określić cele eksploatacyjne, standardy działania budynku, poziom jakości i ewentualne ramy budżetowe. Powinno być jasno określone, jaki obszar decyzyjności zostanie po stronie właściciela. To upraszcza współpracę i ułatwia zarządzanie nieruchomością. Rolą facility managera jest przełożenie oczekiwań i potrzeb właścicielskich na konkretne procesy. Tego wymagam od każdego specjalisty For Assets.
FM – przejęcie procesów
Jakie procesy należą do obsługi technicznej po odbiorach? Facility Management:
- porządkuje dokumentację techniczną po odbiorach,
- tworzy rejestry urządzeń,
- planuje przeglądy i serwisy,
- uruchamia system zgłoszeń usterek i zapytań,
- ustala czasy reakcji i priorytety,
- zaczyna zbierać dane eksploatacyjne od pierwszego dnia działania obiektu.
Serwisy a Facility Management
Jeśli chodzi o usługi firm serwisowych, to powinny one mieć jasno określony zakres odpowiedzialności, czasy reakcji i sposób działania. Od początku firmy serwisowe powinny pracować w jednym systemie zgłoszeń. Najlepiej dla nieruchomości i jej użytkowników byłoby, gdyby serwisanci nie działali na podstawie prywatnych telefonów i maili. Zadaniem firm serwisowych jest nie tylko wykonanie przeglądów, ale także rzetelne raportowanie i przekazywanie wiedzy dalej.
Jasne zasady Facility Management
Przede wszystkim ważne są jasne zasady działania usług obsługi technicznej uzgodnione jak najwcześniej. Pomagają one od samego początku wszystkim stronom: najemcy wiedzą, jak zgłaszać problemy, co leży po ich stronie i czego mogą się spodziewać, a zarządca unika chaosu komunikacyjnego. Budynek ma wtedy szansę działać jak najlepiej.
Facility Management jak najwcześniej
Wdrożenie FM na początku to moment, kiedy wiedza techniczna, dokumentacja i odpowiedzialność przechodzą z etapu budowy do etapu eksploatacji. Jeśli ten moment zostanie pominięty, budynek bardzo szybko zaczyna działać reaktywnie. Jeśli zostanie przeprowadzony dobrze, obiekt od pierwszego dnia funkcjonuje stabilnie i przewidywalnie – z korzyścią dla właściciela. Oczywiście odpowiednia obsługa techniczna może zostać wprowadzona w istniejącym budynku, jednak wcześniejsze rozpoczęcie prac jest zawsze korzystniejsze dla wszystkich zainteresowanych stron.
Zapraszam do kontaktu i rozmowy, jak może wyglądać profesjonalna usługa FM na Twoim obiekcie – Maciej Kamiński, prezes zarządu For Assets Sp. z o.o.
Dowiedz się więcej:
Obsługa techniczna nieruchomości rozpoczynana już na etapie odbiorów technicznych jest jednym z najważniejszych elementów, które decydują o tym, czy budynek od pierwszego dnia będzie funkcjonował stabilnie i przewidywalnie. Facility Management wdrożony zbyt późno bardzo często musi nadrabiać braki informacyjne, niekompletną dokumentację oraz niejasny podział odpowiedzialności. W efekcie obsługa techniczna nieruchomości zamiast zarządzać obiektem w sposób uporządkowany, skupia się na reagowaniu na awarie i usterki, które mogły zostać ograniczone lub całkowicie wyeliminowane znacznie wcześniej.
Wczesne włączenie usług Facility Management pozwala uporządkować kluczowe procesy jeszcze zanim budynek zacznie normalnie funkcjonować. Obsługa techniczna nieruchomości ma wtedy realny wpływ na sposób przygotowania dokumentacji technicznej, planowanie przeglądów okresowych oraz ułożenie zasad współpracy z firmami serwisowymi. To moment, w którym można zaplanować konserwację budynków, określić zakres i częstotliwość przeglądów technicznych oraz ustalić, jak będzie wyglądał serwis instalacji w praktyce, a nie tylko na papierze.
Z perspektywy późniejszej eksploatacji ogromne znaczenie ma także to, że obsługa techniczna nieruchomości uczestniczy w odbiorach instalacji i systemów technicznych. Dzięki temu facility manager zna nie tylko ich lokalizację i dokumentację, ale także sposób montażu, potencjalne słabe punkty oraz warunki gwarancyjne. Ta wiedza bezpośrednio przekłada się na skuteczniejsze utrzymanie techniczne obiektu, lepsze planowanie przeglądów okresowych i szybsze reagowanie na ewentualne nieprawidłowości.
Profesjonalna obsługa techniczna nieruchomości od samego początku pozwala również wdrożyć systemowe podejście do zgłoszeń, serwisu i komunikacji. Już na starcie obiektu można zdefiniować, jak działa pogotowie techniczne, jakie są czasy reakcji oraz jak raportowane są awarie i usterki. Dzięki temu użytkownicy budynku mają jasne zasady, a zarządca i właściciel otrzymują spójne dane, które pozwalają analizować pracę obiektu w dłuższym horyzoncie czasowym.
Istotną rolę we wczesnym wdrożeniu FM odgrywa także monitoring instalacji i zbieranie danych eksploatacyjnych od pierwszego dnia działania budynku. Obsługa techniczna nieruchomości, która posiada komplet informacji od momentu przekazania obiektu, jest w stanie szybciej identyfikować anomalie, optymalizować pracę systemów oraz ograniczać zużycie energii. To z kolei przekłada się na niższe koszty eksploatacji, mniejszą liczbę interwencji serwisowych i większą stabilność techniczną nieruchomości.
W praktyce oznacza to, że Facility Management nie jest jedynie usługą operacyjną, ale realnym wsparciem właściciela w budowaniu wartości nieruchomości. Obsługa techniczna nieruchomości prowadzona od odbiorów technicznych pozwala uniknąć wielu problemów typowych dla obiektów, w których FM pojawia się dopiero po oddaniu budynku do użytkowania. Zamiast gaszenia problemów i chaotycznej reakcji na zgłoszenia, budynek funkcjonuje w oparciu o jasno określone procesy, regularne przeglądy techniczne oraz przemyślaną konserwację budynków.
W długiej perspektywie takie podejście oznacza większą przewidywalność kosztów, sprawniej realizowany serwis instalacji oraz wyższy komfort najemców. Obsługa techniczna nieruchomości, która zna obiekt od momentu jego „narodzin”, jest w stanie skutecznie łączyć potrzeby właściciela, użytkowników i firm serwisowych. To właśnie dlatego czas wdrożenia Facility Management ma fundamentalne znaczenie i często decyduje o tym, czy budynek będzie działał reaktywnie, czy stanie się stabilnym, dobrze zarządzanym aktywem.
Maciej Kamiński
prezes zarządu For Assets Sp. z o.o.